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Política de tratamiento y protección de datos personales

EL LABORATORIO DE CAFÉ S.A.S.,  presenta a clientes, proveedores, empleados, entes de control del estado y demás, la siguiente Políticas de Protección de datos personales, lo anterior conforme a los lineamientos señalados en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

  1. OBJETIVO

La presente Política de Protección de Datos Personales, regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales en EL LABORATORIO DE CAFÉ SAS, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

  1. ALCANCE 

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de EL LABORATORIO DE CAFÉ S.A.S.

  1. LINEAMIENTOS
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o Jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 
  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de EL LABORATORIO DE CAFÉ S.A.S tienen los siguientes derechos:

  • Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.
  • Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2013. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley.
  • Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los Titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al Responsable de la información.
  • Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los Titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a EL LABORATORIO DE CAFÉ S.A.S para el Tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Derecho a acceder a sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. DEBERES DE EL LABORATORIO DE CAFÉ S.A.S

Como responsable de la información la Empresa tiene los siguientes deberes a su cargo:

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data.
  • Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del Tratamiento de información.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de EL LABORATORIO DE CAFÉ S.A.S con las siguientes finalidades:

  • Para el envío de información a sus trabajadores y familiares.
  • Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores beneficiarios del servicio de salud.
  • Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s).
  • Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la verificación de saldos.
  • Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  1. AUTORIZACIÓNES

Los Titulares de datos personales podrán dar su Autorización a EL LABORATORIO DE CAFÉ S.A.S para el Tratamiento de los mismos, a través del diligenciamiento del formato “AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  FE-01” el cual será enviado inmediatamente se legalice la relación entre la Empresa y el tercero.

  1. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con; Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas / filosóficas, pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos, salud, vida sexual, datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto). El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LABORATORIO DE CAFE SAS deberá:

  • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
  • Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.
  1. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE PQR.

Los Titulares de los Datos Personales, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

El titular podrá solicitar, información sobre los datos personales del titular que son objeto de tratamiento, prueba de la autorización otorgada a la empresa para el tratamiento de sus datos personales, ajustes, información respecto del uso que se le ha dado por EL LABORATORIO DE CAFÉ SAS a sus datos personales, a través de los siguientes medios:

  • Comunicación dirigida a EL LABORATORIO DE CAFÉ S.A.S, Gerencia General, calle 10 B Sur 51-52
  • Solicitud presentada al correo electrónico: contacto@ellaboratoriodecafe.com
  • Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 
  1. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

EL LABORATORIO DE CAFÉ S.A.S., proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Exigirá a sus proveedores, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.

  1. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Por ningún motivo EL LABORATORIO DE CAFÉ SAS, podrá revelar a sus compañías vinculadas, a terceros no vinculados, contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de la empresa, proveedores de bienes y servicios, clientes y cualquier tipo de Empleado, información de los titulares de la base de datos sin la autorización expresa por escrito del titular de la misma.

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 30 de octubre de 2016.